Karta charakterystyki (SDS) – co musi zawierać, kto ją sporządza i kiedy wymaga aktualizacji?

​Karta charakterystyki, znana też jako SDS (Safety Data Sheet), to dokument zawierający informacje o zagrożeniach związanych z substancją lub mieszaniną chemiczną oraz o zasadach jej bezpiecznego stosowania. Obowiązek jej sporządzenia wynika z artykułu 31 rozporządzenia REACH, a nie, jak często się błędnie zakłada, wyłącznie z rozporządzenia CLP. Poniżej wyjaśniamy, co dokładnie powinna zawierać, kto ją przygotowuje i w jakich sytuacjach trzeba ją zaktualizować.

Spis treści

• Czym jest karta charakterystyki i jaką pełni funkcję?
• Co musi zawierać karta charakterystyki?
• Kto sporządza kartę charakterystyki?
• Dla jakich substancji wymagana jest karta charakterystyki?
• Kiedy karta charakterystyki wymaga aktualizacji?
• Co grozi za brak lub nieaktualną kartę charakterystyki?
• Najczęściej zadawane pytania

Czym jest karta charakterystyki i jaką pełni funkcję?

Karta charakterystyki to dokument komunikujący zagrożenia związane z substancją chemiczną na całej długości łańcucha dostaw, od producenta aż po użytkownika końcowego. Zawiera dane o zagrożeniach dla zdrowia i środowiska, zasady stosowania środków ochrony indywidualnej, procedury pierwszej pomocy oraz wytyczne dotyczące magazynowania i postępowania z odpadami.

Dokument ten różni się od etykiety produktu, ponieważ jest przeznaczony przede wszystkim dla profesjonalnych użytkowników i osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo w miejscu pracy, a nie dla konsumenta końcowego. Musi być sporządzony w języku urzędowym kraju, w którym substancja trafia na rynek, co w Polsce oznacza obowiązkowy język polski niezależnie od kraju pochodzenia producenta.

Co musi zawierać karta charakterystyki?

Format i zawartość karty charakterystyki określa rozporządzenie REACH, a szczegółowe wymagania co do struktury doprecyzowuje rozporządzenie wykonawcze (UE) 2020/878. Dokument musi składać się z 16 sekcji w ustalonej kolejności, z których każda ma stałą liczbę podsekcji z wyjątkiem sekcji trzeciej, która przyjmuje formę 3.1 lub 3.2 w zależności od tego, czy dotyczy substancji, czy mieszaniny.

Sekcja druga, poświęcona identyfikacji zagrożeń, oraz sekcja siódma, dotycząca magazynowania, są w praktyce sekcjami, które najczęściej sprawdzają inspektorzy podczas kontroli w zakładzie pracy. Ich niekompletność wskazuje zwykle na to, że karta nie została zaktualizowana po zmianie składu produktu.

Kto sporządza kartę charakterystyki?

Za przygotowanie i dostarczenie karty charakterystyki odpowiada producent substancji, jego upoważniony przedstawiciel lub importer wprowadzający produkt na rynek unijny. Dokument musi trafić do odbiorcy nieodpłatnie, w formie papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu pierwszej dostawy substancji lub mieszaniny.

Sporządzenie karty wymaga znajomości właściwości fizykochemicznych, toksykologicznych i ekologicznych substancji, a także obowiązujących przepisów. Wiele firm, zwłaszcza mniejszych importerów, zleca ten proces zewnętrznym specjalistom, ponieważ błędna klasyfikacja zagrożeń w karcie przekłada się bezpośrednio na ryzyko prawne dla całej firmy.

Dla jakich substancji wymagana jest karta charakterystyki?

Obowiązek dostarczenia karty charakterystyki, zgodnie z artykułem 31 rozporządzenia REACH, dotyczy kilku konkretnych sytuacji.

• Substancja lub mieszanina spełnia kryteria klasyfikujące ją jako stwarzającą zagrożenie zgodnie z rozporządzeniem CLP.
• Substancja jest trwała, wykazuje zdolność do bioakumulacji i jest toksyczna (kategoria PBT) lub bardzo trwała i wykazująca bardzo dużą zdolność do bioakumulacji (kategoria vPvB).
• Substancja znajduje się na liście kandydackiej sporządzonej zgodnie z artykułem 59 ustęp 1 rozporządzenia REACH.

Poza tymi przypadkami dostawca musi dostarczyć kartę charakterystyki na żądanie odbiorcy, nawet jeśli mieszanina formalnie nie spełnia kryteriów klasyfikacji jako niebezpieczna, o ile zawiera określone stężenia substancji niebezpiecznych, substancji PBT lub vPvB, bądź substancji z określonym unijnym najwyższym dopuszczalnym stężeniem.

Kiedy karta charakterystyki wymaga aktualizacji?

Kartę charakterystyki trzeba zaktualizować niezwłocznie po pojawieniu się nowych informacji, które mogą wpłynąć na środki zarządzania ryzykiem, lub po uzyskaniu nowych danych o zagrożeniach. Aktualizacji wymaga też sama zmiana przepisów, tak jak miało to miejsce po wejściu w życie rozporządzenia (UE) 2020/878, które wymusiło dostosowanie formatu wszystkich kart do 31 grudnia 2022 roku.

Zaktualizowaną wersję dokumentu trzeba dostarczyć bezpłatnie wszystkim odbiorcom, którym substancja lub mieszanina była dostarczana w ciągu ostatnich 12 miesięcy. W praktyce oznacza to, że firma prowadząca dokumentację chemiczną musi mieć aktualną listę odbiorców, aby wywiązać się z tego obowiązku na czas.

Co grozi za brak lub nieaktualną kartę charakterystyki?

Brak karty charakterystyki dla substancji, która jej wymaga, może skutkować grzywną, a w poważniejszych przypadkach czasowym zawieszeniem możliwości sprzedaży produktu do czasu uzupełnienia dokumentacji. Poza konsekwencjami finansowymi, nieaktualna karta oznacza realne ryzyko dla zdrowia pracowników mających kontakt z substancją, co może rodzić dodatkową odpowiedzialność cywilną firmy.

Firmy, które nie mają wewnętrznego zespołu zdolnego do bieżącego śledzenia zmian w przepisach, często korzystają z pomocy zewnętrznych specjalistów przy tworzeniu i aktualizacji dokumentacji. Więcej o tym, czym dokładnie jest karta charakterystyki i jak wygląda proces jej przygotowania krok po kroku, można sprawdzić w materiałach firm specjalizujących się w doradztwie chemicznym. Taka pomoc obejmuje zwykle nie tylko samo sporządzenie dokumentu, ale też jego weryfikację pod kątem zgodności z aktualnymi przepisami REACH i CLP.

Najczęściej zadawane pytania

Czy obowiązek sporządzenia karty charakterystyki wynika z rozporządzenia CLP?

Nie, obowiązek ten wynika z artykułu 31 rozporządzenia REACH. Rozporządzenie CLP określa jedynie kryteria klasyfikacji substancji i mieszanin pod względem zagrożeń, które są następnie wykorzystywane przy sporządzaniu karty.

Czy każdy produkt chemiczny musi mieć kartę charakterystyki?

Nie każdy. Dokument jest wymagany dla substancji i mieszanin sklasyfikowanych jako niebezpieczne, substancji z kategorii PBT lub vPvB, substancji z listy kandydackiej REACH, a w niektórych przypadkach także na żądanie odbiorcy przy określonych progach stężenia.

Jak długo ważna jest karta charakterystyki?

Karta charakterystyki formalnie nie ma daty ważności, ale musi być aktualizowana za każdym razem, gdy pojawią się nowe dane o zagrożeniach lub zmienią się przepisy. W praktyce oznacza to regularny przegląd dokumentacji, a nie jednorazowe jej sporządzenie.

Kto ponosi odpowiedzialność za błędy w karcie charakterystyki?

Odpowiedzialność ponosi podmiot wprowadzający substancję na rynek, czyli producent, jego przedstawiciel lub importer. Nawet jeśli sporządzeniem dokumentu zajmował się zewnętrzny specjalista, formalna odpowiedzialność wobec organów kontrolnych pozostaje po stronie firmy wprowadzającej produkt do obrotu.

Czy karta charakterystyki musi być dostępna w języku polskim, jeśli producent jest zagraniczny?

Tak, dokument musi być sporządzony w języku urzędowym kraju, w którym substancja jest wprowadzana do obrotu. Dla produktów sprzedawanych w Polsce oznacza to obowiązkową wersję w języku polskim, niezależnie od kraju siedziby producenta.

Co warto zapamiętać?

• Obowiązek sporządzenia karty charakterystyki wynika z artykułu 31 rozporządzenia REACH, a nie z rozporządzenia CLP.
• Dokument składa się z 16 sekcji w ustalonym formacie, zgodnym z rozporządzeniem (UE) 2020/878.
• Za przygotowanie karty odpowiada producent, jego przedstawiciel lub importer, a dokument musi trafić do odbiorcy nieodpłatnie.
• Aktualizację trzeba wprowadzić niezwłocznie po nowych danych o zagrożeniach i dostarczyć ją odbiorcom z ostatnich 12 miesięcy.
• Brak lub nieaktualna karta charakterystyki może skutkować grzywną oraz czasowym wstrzymaniem sprzedaży produktu.